ইনভয়েস, প্যাকিং স্লিপ আর ডেলিভারি স্লিপ

তিনটি কাগজ, তিনটি আলাদা কাজ। ভুলটি প্রিন্ট করে ফেলা এখানকার সবচেয়ে সাধারণ ভুল, তাই কোনটি কী তা জেনে নেওয়া দরকার।

কোথা থেকে প্রিন্ট করবেন

একটি অর্ডার — অর্ডার খুলে উপরের বাটনগুলো ব্যবহার করুন, অথবা তালিকায় ওই সারির ⋯ মেনু থেকে।

একসাথে অনেক অর্ডার — তালিকায় সারিগুলোতে টিক দিন, তারপর নীল বারের Invoice, Packing Slip বা Delivery Slip চাপুন। নির্বাচিত সব অর্ডার একটি ফাইলে আসে, প্রতিটির পরে পাতা বদল সহ — তাই পঞ্চাশটি প্যাকিং স্লিপ একবারেই প্রিন্টারে পাঠানো যায়।

প্ল্যানের তথ্য: কিছু প্ল্যানে একসাথে প্রিন্ট একটি পেইড ফিচার। একটি একটি করে প্রিন্ট সবসময়ই কাজ করে।

কোনটিতে কী থাকে

ইনভয়েস — আপনার লোগো, দোকানের ঠিকানা, ফোন আর ওয়েব ঠিকানা; কাস্টমারের বিলিং তথ্য; প্রতিটি আইটেমের SKU, দাম, ডিসকাউন্ট, পরিমাণ ও মোট; তারপর সাব-টোটাল, শিপিং চার্জ, ডিসকাউন্ট, সর্বমোট, পরিশোধিত আর বকেয়া। কুপন ব্যবহার হলে তার নামও থাকে। হিসাব টাকায়।

প্যাকিং স্লিপ — লোগো, অর্ডার নম্বর, প্রাপকের ঠিকানা, আর আইটেম, SKU ও পরিমাণের তালিকা সহ মোট আইটেম সংখ্যা। দাম ইচ্ছে করেই বাদ দেওয়া, যাতে বাক্সে দিয়ে দিলেও কাস্টমার কত দিয়েছেন তা কেউ জানতে না পারেন। অর্ডারে নোট থাকলে সেটি নিচে ছাপা হয়।

ডেলিভারি স্লিপ — একটি প্রেরকের ঘর (আপনি) আর একটি প্রাপকের ঘর (কাস্টমার), কুরিয়ারের নাম, মোট আইটেম, পেমেন্ট মেথড, আর বড় অক্ষরে কত টাকা তুলতে হবে, সাথে প্রেরক ও প্রাপকের স্বাক্ষরের জায়গা। যে টাকা তুলতে হবে সেটি অর্ডারের বকেয়া অংশ, তাই আগেই টাকা দেওয়া অর্ডারে ঠিকভাবেই ৳০ দেখায়।

প্রিন্ট কীভাবে কাজ করে

যেকোনো প্রিন্ট বাটন একটি নতুন ব্রাউজার উইন্ডো খোলে, প্রিন্টারে পাঠায়, তারপর নিজেই বন্ধ হয়ে যায়। কিছু ডাউনলোড হয় না।

এর দুটি ফল:

• ড্যাশবোর্ডের জন্য ব্রাউজারে পপ-আপ চালু থাকতে হবে। প্রিন্টে ক্লিক করে কিছু না হলে কারণ এটিই — ঠিকানার বারে পপ-আপ আটকানোর আইকনটি খুঁজুন।
• প্রিন্ট না করে ইমেইল করতে চাইলে প্রিন্টের বাক্সে “Save as PDF” বেছে নিন।

কাগজে নিজের তথ্য আনা

লোগো, দোকানের নাম, ঠিকানা আর ফোন সবই দোকানের সেটিংস থেকে আসে। ইনভয়েসের উপরের অংশ ফাঁকা থাকলে ওখানে ঠিক করুন, এখানে নয়।

ইনভয়েসে যে ওয়েব ঠিকানা ছাপা হয় সেটি নিজের ডোমেইন যুক্ত থাকলে সেটিই, নাহলে আপনার yourshop. ঠিকানা।

সাধারণ সমস্যা

“প্রিন্টে ক্লিক করলে কিছু হয় না।” পপ-আপ আটকানো আছে। ড্যাশবোর্ডের জন্য চালু করে আবার চেষ্টা করুন।

“লোগো আসছে না।” দোকানের সেটিংসে কোনো লোগো দেওয়া নেই। তখন দোকানের নাম লেখা হিসেবে ছাপা হয়।

“প্যাকিং স্লিপে দাম নেই।” এটি ইচ্ছে করেই — কাগজে দাম চাইলে ইনভয়েস ব্যবহার করুন।

“COD অর্ডারে তোলার পরিমাণ ৳০ দেখাচ্ছে।” অর্ডারটি পরিশোধিত হিসেবে চিহ্নিত। অর্ডারের পেমেন্ট স্ট্যাটাস দেখুন।

“পাতার মাপ ঠিক হচ্ছে না।” ইনভয়েস A4 আর স্লিপ A5, কাগজ নিজেই সেটি ঠিক করে দেয়। আপনার প্রিন্টার অন্য মাপে থাকলে প্রিন্টের বাক্সে মাপ বদলে নিন।