অর্ডার নিয়ে কাজ করা
Sidebar → Orders → All Orders, তারপর অর্ডার নম্বরে ক্লিক করুন।
কাস্টমার অর্ডার দেওয়ার পরেও এই পেজের প্রায় সব কিছু বদলানো যায় — প্রোডাক্ট, ঠিকানা, ডেলিভারি চার্জ, ডিসকাউন্ট। এটি ইচ্ছে করেই এভাবে রাখা: বাস্তবে ফোনেই অর্ডার বদলায়।
অর্ডারকে সামনে এগিয়ে নেওয়া
Order Status ড্রপডাউনটি কম্পিউটারে ডান পাশের প্যানেলে, আর ফোনে উপরের কার্ডে থাকে।
নতুন স্ট্যাটাস বেছে নিলে একটি নিশ্চিতকরণের বাক্স আসে। সেটি চাইতে পারে:
- একটি কারণ — ড্রপডাউন, যদি ওই স্ট্যাটাসের জন্য Order Flow-এ কারণ ঠিক করা থাকে। কোনো কোনো স্ট্যাটাসে কারণ দেওয়া বাধ্যতামূলকও করা যায়।
- একটি নোট — নিজের ভাষায়। কারণের তালিকা না থাকলে, বা Others বেছে নিলে সবসময় পাওয়া যায়।
আপনি যা লিখবেন তা আপনার নাম আর সময় সহ অর্ডারের লগে জমা হয়। অর্ডার বাতিল বা ফেরত দিলে সবসময় কিছু একটা লিখুন। এখন পাঁচ সেকেন্ড লাগে, আর “এটি কেন বাতিল হয়েছিল?” প্রশ্নের উত্তর চিরকালের জন্য থেকে যায়।
কী কেনা হয়েছিল তা বদলানো
প্রোডাক্ট কার্ডে কী কেনা হয়েছে তা দেখায়।
- Add products দিয়ে নতুন আইটেম যোগ করা যায়।
- মুছে ফেলার বাটন দিয়ে আইটেম বাদ দেওয়া যায়।
প্রতিবারই অর্ডারের মোট হিসাব নতুন করে হয়।
আইটেম মুছে দেওয়াকে বাতিল করার উপায় হিসেবে ব্যবহার করবেন না। পুরো অর্ডার বাতিল হলে স্ট্যাটাস Cancelled করুন। সব লাইন মুছে দিলে একটি খালি অর্ডার থেকে যায়, যা রিপোর্টে এখনো চলমান হিসেবেই গোনা হয়।
টাকার হিসাব
পেমেন্ট কার্ডে সাব-টোটাল, ডেলিভারি চার্জ, ডিসকাউন্ট আর সর্বমোট দেখায়, সাথে কীভাবে টাকা দেওয়া হয়েছে।
এখানে তিনটি জিনিস বদলানো যায়:
- Payment status — কুরিয়ার টাকা বুঝিয়ে দিলে COD অর্ডারটিকে পরিশোধিত করে দিন
- ডেলিভারি চার্জ — ফোনে অন্য কিছু ঠিক হয়ে থাকলে
- ডিসকাউন্ট — একইভাবে
যেকোনোটি বদলালেই সর্বমোট সাথে সাথে বদলে যায়।
শিপিং ঠিকানা
শিপিং কার্ডের Edit দিয়ে নাম, ফোন আর ঠিকানা বদলানো যায়। কুরিয়ারে অর্ডার পাঠানোর আগেই ভুল ঠিক করে নিন — একবার কুরিয়ার পেয়ে গেলে আপনার এই পরিবর্তন আর তাদের কাছে যায় না।
কুরিয়ারে পাঠানো
ডান পাশের প্যানেলে:
- Change courier দিয়ে কোন ডেলিভারি কোম্পানি তা ঠিক করুন।
- Send to courier অর্ডারটি তাদের হাতে দেয় আর একটি ট্র্যাকিং নম্বর ফেরত আনে।
একবারই চাপুন। দুইবার চাপলে একটি পার্সেলের জন্য দুটি পিকআপ তৈরি হতে পারে।
প্ল্যানের তথ্য: কিছু প্ল্যানে কুরিয়ার একটি পেইড ফিচার, আর প্রতিটি কুরিয়ারের তথ্য আগে বসাতে হয় — ডেলিভারি দেখুন।
ঝুঁকির স্কোর
জালিয়াতি যাচাইয়ের কার্ডটি কাস্টমারের ফোন নম্বরকে তার আগের ডেলিভারির আচরণের সাথে মিলিয়ে স্কোর দেয়: তিনি কতগুলো অর্ডার করেছেন, আর কতগুলো নিতে অস্বীকার করেছেন।
এটিকে রায় নয়, বরং একটি ইঙ্গিত ধরুন — দামি COD অর্ডার পাঠানোর আগে কাস্টমারকে একবার ফোন করে নিন। কাজ করার আগে পুরো বিবরণটি পড়ুন।
প্ল্যানের তথ্য: জালিয়াতি যাচাই একটি পেইড ফিচার।
নোট আর লগ
নিচে দুটি আলাদা জিনিস আছে, আর পার্থক্যটি গুরুত্বপূর্ণ:
- নোট — আপনি আর আপনার কর্মীদের নিজেদের আলোচনা। কাস্টমার কখনো দেখেন না।
- লগ — নিজে থেকেই লেখা হয়। প্রতিটি স্ট্যাটাস পরিবর্তন, পেমেন্ট আপডেট আর সম্পাদনা, কে করেছেন ও কখন করেছেন সহ। এটি সম্পাদনা করা যায় না।
কোনো অর্ডার নিয়ে গণ্ডগোল হলে আসলে কী ঘটেছিল তা লগেই পাওয়া যায়।
প্রিন্ট
Print Invoice, Print Packing Slip আর Print Delivery Slip পেজের উপরে আছে। দোকানের নাম, লোগো আর ঠিকানা দোকানের সেটিংস থেকে আসে।
সাধারণ সমস্যা
“স্ট্যাটাস বদলাচ্ছে না।” Order Flow ঠিক করে দিতে পারে কোন স্ট্যাটাসের পরে কোনটি আসবে। আপনার দোকানে এই নিয়ম চালু থাকলে মাঝের কোনো স্ট্যাটাস হয়ে যেতে হতে পারে।
“কুরিয়ারে পাঠানোর পরে দেখি ঠিকানা ভুল ছিল।” এখানে ঠিকানা ঠিক করে সরাসরি কুরিয়ারকে জানান। পরে অর্ডার সম্পাদনা করলে আগে পাঠানো তথ্য বদলায় না।
“সম্পাদনা করার পরে মোট হিসাব ভুল লাগছে।” ডেলিভারি চার্জ আর ডিসকাউন্ট আলাদা করে দেখুন — দুটিই বদলানো যায় আর দুটিই সর্বমোট বদলায়।